Política de tratamiento de datos personales

1. Quién responde por tus datos

Academy App es un servicio de software prestado por la sociedad identificada al final de este documento, domiciliada en Colombia. Puedes escribirnos al correo de atención al titular que aparece allí para cualquier asunto relacionado con tus datos.

2. Hay dos responsables distintos, y la diferencia importa

Academy App es una plataforma que usan academias y clubes deportivos para gestionar su operación. Eso significa que en la misma herramienta conviven dos tratamientos con reglas distintas, y conviene saber cuál te aplica.

• Datos de la academia y de quien la administra: nombre del club, correo, teléfono y datos de facturación de quien contrata el servicio. De estos somos responsables nosotros, porque los recogemos directamente para prestarte el servicio y cobrarlo.
• Datos de deportistas, acudientes y personal del club: los carga la academia en su propio espacio. De estos la responsable es la academia, y nosotros actuamos como encargados: los tratamos únicamente siguiendo sus instrucciones y para que la plataforma funcione. No los usamos para fines propios, no los vendemos y no los cedemos a terceros.
• Si eres acudiente o deportista y quieres ejercer tus derechos, el canal natural es tu academia. Si prefieres escribirnos a nosotros, trasladamos tu solicitud a la academia responsable y te lo confirmamos.

3. Qué datos trata la plataforma

Según el módulo que la academia use, el sistema puede almacenar:

• Identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento.
• Contacto: correo electrónico, teléfono y dirección.
• Datos del deportista: categoría, posición, talla de uniforme, sede y frecuencia de entrenamiento.
• Datos de salud: tipo de sangre y entidad promotora de salud. Son datos sensibles y tienen un apartado propio más abajo.
• Contacto de emergencia de cada deportista.
• Documentos que la academia solicita en la matrícula, como copia del documento de identidad, certificados médicos o autorizaciones firmadas.
• Información de cobros: conceptos, valores, fechas de vencimiento, estado de pago y la referencia que devuelve la pasarela de pago.
• Registros técnicos de seguridad: dirección IP, fecha y acción realizada, en el historial de auditoría de cada academia.

4. Datos sensibles: salud

El tipo de sangre y la entidad de salud son datos sensibles según el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Se piden por una razón concreta y verificable: en un entrenamiento o un partido, quien atiende una urgencia necesita ese dato en el momento.

Nadie está obligado a entregarlos. Puedes negarte a responder y la matrícula sigue siendo válida. Cuando los entregas, la academia y nosotros los tratamos solo para esa finalidad, y los ve únicamente el personal del club con permiso para ello.

5. Datos de menores de edad

La mayoría de deportistas son niños, niñas o adolescentes. Su información se trata bajo el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, que exigen tres cosas: que el tratamiento respete su interés superior, que respete sus derechos fundamentales, y que lo autorice su representante legal.

Por eso el registro de un deportista lo hace siempre un acudiente, nunca el menor. Esa autorización es la base del tratamiento y puede retirarse en cualquier momento por los canales de este documento.

6. Para qué usamos los datos

• Prestar el servicio: matrículas, cobros, convocatorias, comunicaciones, documentos y tienda.
• Autenticar a cada persona y mostrarle únicamente lo que su rol permite.
• Enviar avisos operativos: vencimiento de un cobro, una convocatoria, un documento pendiente.
• Facturar la suscripción de la academia y cumplir las obligaciones tributarias y contables.
• Mantener la seguridad: detectar accesos indebidos y conservar la traza de quién hizo qué.
• Atender solicitudes de los titulares y requerimientos de autoridad competente.

No usamos los datos de las academias ni de sus familias para publicidad, ni los cedemos a terceros con fines comerciales, ni entrenamos modelos con ellos.

7. Con quién se comparten

Solo con quienes hacen falta para que el servicio funcione, y siempre bajo contrato de encargo con obligación de confidencialidad:

• Proveedor de infraestructura donde se alojan los servidores y las copias de seguridad.
• Pasarela de pagos: procesa las transacciones. Los datos de tarjeta se introducen directamente en la pasarela y no pasan por nuestros servidores en ningún momento.
• Proveedor de correo electrónico, para los avisos y códigos de verificación.
• Autoridades, cuando exista una orden legal que lo exija.

8. Los pagos no pasan por nosotros

Cada academia conecta sus propias credenciales de cobro. El dinero que pagan las familias va directamente a la cuenta del club, no a la nuestra, y no almacenamos números de tarjeta ni códigos de seguridad. De cada pago guardamos el valor, la fecha, el estado y la referencia que devuelve la pasarela, que es lo necesario para conciliar y emitir el recibo.

9. Cuánto tiempo se conservan

Mientras la academia mantenga activa su cuenta y la relación con el deportista siga vigente. Terminada la relación, los datos se conservan el tiempo que exijan las obligaciones legales aplicables, en particular las contables y tributarias, y después se eliminan o se anonimizan.

Si una academia cancela su suscripción, puede solicitar la exportación de su información antes de la eliminación.

10. Cookies y almacenamiento en tu navegador

La plataforma no usa cookies de publicidad, ni analítica, ni servicios de terceros. Solo guarda la cookie de sesión que te mantiene identificado y, en el navegador, el idioma que elijas y el carrito de la tienda.

El detalle completo —qué es cada cosa, cuánto dura y cómo cambiar tu decisión— está en la política de cookies.

11. Tus derechos

Como titular puedes, en cualquier momento y de forma gratuita:

• Conocer qué datos tuyos tratamos y de dónde salieron.
• Actualizarlos y rectificarlos cuando sean inexactos, incompletos o induzcan a error.
• Solicitar su supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Revocar la autorización que diste.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando la ley no la exija.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. Cómo ejercerlos

Escribe al correo de atención al titular indicado al final, con tu nombre, tu documento, la academia con la que te relacionas y lo que solicitas.

Las consultas se responden en un máximo de diez días hábiles, prorrogables por cinco más cuando no sea posible atenderlas en ese plazo. Los reclamos se atienden en quince días hábiles, prorrogables por ocho más. En ambos casos, si necesitamos la prórroga te informamos antes de que venza el plazo inicial y te explicamos el motivo.

13. Seguridad

La información de cada academia está separada en la base de datos, no filtrada por una condición que alguien pueda olvidar escribir. El tráfico viaja cifrado, las contraseñas se guardan con funciones de derivación de un solo sentido, las credenciales de pago se almacenan cifradas y cada acción sensible queda registrada en el historial de auditoría.

Ninguna medida elimina el riesgo por completo. Si llegara a producirse un incidente que afecte a datos personales, lo notificaremos a los responsables afectados y a la autoridad cuando corresponda.

14. Cambios en esta política

Si cambia algo relevante lo publicaremos aquí con una fecha de vigencia nueva y, cuando el cambio lo amerite, avisaremos por correo a las academias activas. La fecha que aparece al principio es la de la última versión.